Vous avez des vacances ou un congé à passer ? Vous paniquez parce que vous êtes certain d’être envahi par les mails dès votre retour. Le pire, c’est que vous êtes obligé de répondre à plusieurs messages, ce qui peut vous prendre des jours, voire même des semaines. De ce fait, il existe des astuces qui permettent de traiter, et de vider rapidement votre boîte de courriels. Cet article est entièrement consacré à ce sujet afin de vous fournir des stratégies simples et efficaces pour nettoyer rapidement la boîte de réception de vos mails.
Avant le départ des vacances
Avant de partir en vacances, une des meilleures fonctionnalités de votre boîte mail est la possibilité d’envoyer un message global d’absence aux personnes susceptibles de vous écrire. Cela permet d’aviser les interlocuteurs qui pourront vous écrire dans les prochains jours que vous êtes absent.
Il existe 2 types de messages pour notifier votre absence auprès de vos contacts avant votre départ en vacances :
Envoyez un message d’absence avec engagement
Certains messages d’absence manquent de précision et contiennent parfois un engagement. Par exemple, le message suivant : ‘‘En raison de mon départ pour les vacances, je serai absent du 15 août au 15 septembre. Néanmoins, je m’engage à répondre à vos courriels dès mon retour. Merci et passez une bonne journée !’’.
L’erreur dans ce message d’absence est de prendre l’engagement de répondre à tout le monde. Lorsque vos contacts verront cela, ils s’attendent à ce que vous répondiez vraiment à leur message une fois que vous arrivez de vos vacances. Par conséquent, vous avez des centaines de mails accumulés dans votre boîte de réception que vous devez absolument répondre.
Envoyer un message d’absence sans engagement
Réduisez le nombre de messages que vous devez répondre dès votre retour de vacances en envoyant un message sans engagement. Il s’agit de préciser que vous ne pourrez pas répondre à tout le monde, mais que vous ferez l’effort. Voici un exemple pour mieux comprendre :
‘‘Bonjour,
En raison de mon départ pour les vacances, je serai absent du 15 août au 15 septembre sans aucun accès à ma boîte mail. En cas d’urgence, veuillez contacter mon assistant au (adresse mail). Il me remplace à mon absence et se charge de vous répondre. Une fois de retour, je vais consulter tous mes courriels. En raison du volume de message que je pourrai recevoir, il se peut que mon délai de réponse prenne assez de temps, ou que je ne sois pas en mesure de vous répondre. Si vous ne recevez pas une réponse jusqu’au 20 septembre, veuillez s’il vous plaît me réécrire. Merci pour votre compréhension !’’
La différence avec ce message est que vous précisez parfaitement la durée de votre absence avec une impossibilité d’avoir accès à vos courriels. En plus, s’il y a urgence, vous les avez orienté vers une personne qu’ils pourront contacter. Vous avez également donné un délai de réponse. Enfin, le plus important est la date de relance en cas de non-réponse à leur message.
Ainsi, tout est clair avec ce genre de message d’absence puisque chaque contact sait exactement à quoi s’attendre. Vous êtes donc libéré de tout engagement vous obligeant à répondre à tous ceux qui vous ont laissé un courriel.
Procéder à un transfert de courriels
Une action également importante avant votre départ pour les vacances est de transférer vos courriels à vos collaborateurs ou votre assistant. Pour cela, 2 options s’offrent à vous :
Un transfert de tous vos courriels
Cette action permet d’envoyer l’ensemble de vos courriels sur la boîte mail de votre collaborateur ou celui de votre assistant. Il assure ensuite la gestion complète de la boîte de réception en votre absence. C’est une option importante si votre business nécessite un service que vous ne pouvez pas arrêter.
Pour le faire par exemple, suivez ces étapes :
- Allez dans les « Paramètres » puis au menu « Transférer des messages »
- Cliquez sur Ajouter une adresse de transfert
- Entrez maintenant l’adresse mail du destinataire
Un transfert de certains courriels
Avec cette option, vous n’aurez qu’à transférer quelques messages ciblés que vous trouvez importants. Par exemple, vous offrez un service où vous recevez régulièrement des messages de vos clients. Si cela provient de l’adresse mail « contactservice@mail.com », alors transférez à votre assistant tous les messages en provenance de ce mail. Ce dernier se charge de répondre à votre place.
Pour faire ce transfert, utilisez les filtres ou les fonctionnalités disponibles dans votre compte mail. Voici un exemple avec Gmail :
- Allez dans Paramètre » Filtre et adresses bloquées » Créer un filtre,
- Dans les filtres, saisissez l’adresse mail de votre destinataire puis cliquez sur « Créer un Filtre »,
- Cliquez sur « Transférer à » parmi les options, puis entrez l’adresse mail du destinataire.
Au retour des vacances
Dès votre retour des vacances, vous aurez certainement quelques centaines de mails à gérer dans votre boîte de réception. Pour cela, prenez la première journée suivant votre retour pour traiter tous vos mails.
Cependant, vous devez effectuer un traitement accéléré de vos messages. Pour cela, voici quelques techniques pour bien traiter votre boîte mail dès votre retour de vacances :
- Commencez par traiter vos messages des plus récents aux plus anciens, c’est-à-dire du haut en bas. Parce qu’une personne peut envoyer plusieurs messages sur le même sujet.
- Répondez uniquement aux personnes que vous jugez importantes.
- Pour les messages moins importants, patientez jusqu’à ce que la personne vous réécrive avant de répondre.
- Evitez de perdre le temps pour lire les notifications d’applications ou celui des newsletters.
Prêt à vider votre boîte de courriels au retour des vacances
Eh voilà ! Vous savez désormais comment réussir le traitement rapide de votre boîte de réception au retour de vos vacances. Vous avez également découvert comment la vider rapidement pour gagner du temps. Dans cet article, vous avez aussi découvert 2 techniques efficaces qui permettent de réduire votre travail une fois que vous êtes absent. Par conséquent, mettez en pratique ces conseils pour accroître le traitement de vos mails, et nettoyer votre boîte de réception de manière accélérée.
