Comment mieux gérer votre temps ?

Efficacité et sérénité à la clé !

Apprendre à mieux gérer son temps pour optimiser son efficacité et supprimer autant de stress que possible, voilà bien une chose que la plupart des gens occupés recherchent.

Courir après le temps peut être exaspérant, contre productif, et même épuisant à la longue. Alors si vous avez décidé de mettre un terme à tout ça, et de revoir votre façon de gérer votre emploi du temps, sachez que vous êtes au bon endroit.

Mon article est une sorte de réflexion globale autour de ce sujet complexe, basé sur ma propre expérience, et qui j’espère, pourra vous permettre de mettre en place de nouveaux automatismes, qui vous aideront à mieux gérer votre temps sur une base quotidienne.

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Prendre le contrôle de sa vie en 3 étapes

Si vous voulez voir des changements s’opérer dans votre vie, c’est à vous de faire en sorte que cela arrive. Ainsi, maîtriser vos journées peut se faire en trois étapes que voici :

a. Faites une liste de tout ce que vous avez à faire

Pour commencer, il est important d’y voir plus clair dans les activités et diverses tâches que vous avez à faire au cours de votre journée : travailler, faire une sieste, aller chez le dentiste, commencer votre livre, aller courir, ranger votre maison, etc. Il ne faut rien oublier afin d’avoir une vue d’ensemble des choses que vous souhaitez accomplir et des objectifs que vous souhaitez atteindre. Ainsi organisé, vous avancerez relax et détendu, car vous maîtriserez le chemin qu’il vous reste à parcourir.

b. Ne pas hésiter à reprogrammer les activités non-urgentes

Une journée se compose d’un certain nombre d’heures aux cours desquelles vous allez pouvoir être actif et productif, et il ne faut pas vouloir en faire plus qu’on ne le peut, au risque de se perdre.

Revenons à votre fameuse liste. Après l’avoir rédigée, vous allez devoir vérifier si tout ce que vous avez prévu de faire est raisonnable, ou au contraire, si vous pensez que vous pourriez, un tantinet, alléger votre programme.

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Certaines choses comptent plus que d’autres, et certaines peuvent être reprogrammées dans les jours qui viennent sans que cela soit un problème. Faites des choix judicieux et sachez faire la part entre ce qui est essentiel (comme manger, se reposer etc), ce qui est indispensable (comme le travail), ce qui est facultatif dans l’immédiat (faire du shopping, aller au cinéma, etc).

Attention, cela ne veut en aucun cas dire que le facultatif doit être négligé, car prendre du temps pour vous est tout aussi important. Par contre, planifier ce type d’activité dans les moments opportuns est évidemment beaucoup plus logique. Si votre journée ne le permet pas, il suffira de les prévoir au cours du week-end, par exemple.

c. Se munir d’un agenda pour programmer ses activités

En programmant vos journées à l’avance, vous aurez la possibilité de savoir quand passer à l’action et quand vous vous reposez. Et c’est un excellent moyen d’arrêter de procrastiner, tout en étant beaucoup plus en phase avec votre planning.
Outre l’agenda, il est possible d’utiliser tout un tas d’outils dont le but est de vous permettre de mieux gérer votre temps : planificateur de tâche, emploi du temps, planning, etc., le tout en version papier ou numérique, bien sûr. Personnellement, je préfère l’agenda papier, mais libre à vous de choisir le support qui vous convient le mieux.

Avec cela, il vous sera plus facile de prévoir vos activités professionnelles, sociales, ou de loisirs, et ce, de façon journalière, hebdomadaire, mensuelle, et même annuelle.

Une fois tout consigné dans votre outil de planification, votre cerveau pourra se concentrer sur autre chose, puisque vous savez que votre emploi du temps est pris en charge et que chaque tâche sera faite en temps et en heure.

Si vous vous rendez compte que vos journées sont trop chargées ou trop stressantes, c’est que des modifications doivent être apportées à votre planning. Rappelez-vous que vous seul en êtes maître, n’attendez pas et faites les ajustements qui vous semblent adéquat selon vos contraintes personnelles et professionnelles bien sûr.

Chaque chose en son temps et un temps pour chaque chose

Même si cela peut paraître logique, il est parfois compliqué de faire ce que l’on souhaite faire au moment où on veut le faire, car il se peut que l’on n’ait pas toujours le choix. Mais lorsque cela est possible, le mieux est de pouvoir travailler lorsque l’on est en forme et motivé, prendre une pause et se relaxer quand on sent que notre corps est trop stressé, ou encore prendre le temps de dormir, ou de faire une micro-sieste, si l’on ressent l’envie de se reposer.

Il est aussi important de pouvoir organiser rapidement vos priorités, qui elles, doivent être absolument accomplies au cours de votre journée. Voici quelques astuces pour y arriver :

  • Savoir faire la part entre tâches urgentes et tâches importantes : une tâche importante doit obligatoirement être programmée et réalisée rapidement ; par contre, la tâche urgente et non-importante peut être reprogrammée au lendemain. Si vous faîtes l’erreur de ne faire que les choses urgentes et que vous laissez de côté les choses importantes, c’est que vous êtes sur une mauvaise pente, et risquez de vous noyer au moment où les choses importantes deviendront à leur tour très urgentes.
  • La régularité est la clé d’une bonne organisation : comme pour la course en endurance, la clef est de conserver un rythme régulier. Il ne sert à rien de courir en début de journée, ou de semaine, et d’attendre la dernière minute pour mettre en œuvre les tâches dont vous devez absolument vous acquittez sous prétexte que « vous avez le temps ». Si vous conservez un rythme de croisière en permanence, alors vous pourrez gérer votre planning avec beaucoup plus de sérénité. Un bon rythme devient petit à petit une habitude, et si l’on fait les choses par habitude, tout est beaucoup plus simple.
  • Écouter son horloge interne : chaque individu est différent, et ce qui marche pour les uns, ne fonctionne pas toujours pour les autres. Il est donc important d’écouter son corps afin d’organiser son emploi du temps en fonction de ses rythmes biologiques. Par exemple, certaines personnes préfèrent faire des journées standards avec une pause entre midi et deux pour souffler et se relaxer, alors que d’autres sont plus efficace en fonctionnant sur le principe de la journée continue en ne prenant que quelques minutes de pauses, avant de se remettre au travail. Tout dépend donc de vous.

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Ce qu’il faut retenir de ce paragraphe est que pour mieux maîtriser son temps, il est important de savoir distinguer le niveau d’importance de chaque activité, qu’il faut apprendre à être régulier dans ses actions, et enfin, que votre ressenti personnel est un paramètre à toujours prendre en compte pour organiser vos plannings.

À la chasse aux éléments chronophages

On ne s’en rend pas toujours compte, mais dans une journée, il y a énormément d’éléments perturbateurs qui viennent manger un peu de notre temps. Or, lorsque cela a tendance à s’accumuler, chaque petites minute de perdue peut devenir des heures.
Pour optimiser votre temps, il est important de détecter ces éléments mangeurs de temps et de savoir les mettre de côté, quand cela est nécessaire.

En voici quelques exemples :

  • Votre Smartphone : avec ses petites sonneries incessantes, votre téléphone personnel attire votre attention à chaque appel, message, notification venant de vos applis de réseaux sociaux, etc. Et vous détourner de vos objectifs pour quelques petites minutes tout au long de la journée, peut vous faire perdre facilement au moins 1 heure de temps par jour, voire plus. Deux mots : Mode Silencieux.
  • Les collègues trop bavards : même s’il est parfois agréable de faire une pause pour discuter avec vos collaborateurs, il faut faire attention que cela ne devienne pas une habitude, ou que cela s’étale au point de grignoter vos heures de travail.
  • Le multi-tasking : faire plusieurs choses à la fois est une excellente façon de s’emmêler les pinceaux et de bâcler tout ce que l’on fait. Abandonnez cette idée saugrenue et passez à l’ère du mono-tasking, un monde où l’on est plus productif et plus efficace, car on se concentre pleinement sur ce que l’on fait.
  • Le nouvel onglet : lorsqu’on travail sur ordinateur, il peut être très tentant de rapidement consulter ses mails, voir les infos du jour, ou je ne sais quel autre site internet intéressant. Or petit à petit, cela n’aura pour unique conséquence que de vous faire perdre un temps précieux.

La clé dans tout cela est de rester focus sur ce que l’on fait, et de prendre une décision essentielle pour le travail : arrêter de détourner le regard de ce que l’on est en train de faire, et ce peu importe la raison. Apprenez à vous dire non et à dire non aux éléments perturbateurs qui vous entourent. À la clé ? Un énorme gain de temps que vous pourrez mettre à profit pour finir vos tâches importantes et pour vous accorder quelques minutes de pause. Plutôt pas mal, non ?