Souhaitez-vous avoir des astuces qui permettent de gérer votre temps afin de booster votre productivité ? Ou vous désirez améliorer la gestion de votre temps pour atteindre plus vite vos ambitions ? Il existe plusieurs outils performants qui peuvent vous aider à utiliser efficacement votre temps de manière productive. Cet article vous présent 2 de ces outils, basés sur la priorisation de vos tâches importantes au détriment des tâches chronophages.

La matrice d’Eisenhower : gérer votre temps et augmenter votre productivité

La matrice d’Eisenhower est un outil efficace de gestion du temps qui permet de mieux prioriser vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Cette matrice est représentée sous forme de tableau à double entrée comportant 4 catégories. Chaque catégorie correspond à une combinaison. Vous pouvez ainsi l’utiliser pour répartir vos tâches à partir de l’une de ces 4 combinaisons :

  1. Vos tâches importantes et urgentes que vous devriez exécuter dans l’immédiat,
  2. Vos tâches importantes, mais pas urgentes que vous devriez planifier et exécuter,
  3. Vos tâches urgentes, mais pas importantes que vous devriez confier rapidement,
  4. Vos tâches ni importantes, ni urgentes que vous devriez abandonner.

Voici un exemple d’illustration de la matrice d’Eisenhower :

 

Cependant, pour éviter une mauvaise classification de vos choix de priorité, il est important de savoir distinguer ce qui est important de ce qui est urgent. Les tâches importantes sont des activités qui ont un impact sur vos résultats. Autrement dit, ce sont des tâches qui apportent une valeur ajoutée sur votre activité, ce qui fait qu’elles ne doivent pas être négligées. Par contre, les tâches urgentes sont des activités secondaires, c’est-à-dire importantes, mais pas essentielles pour un meilleur résultat.

Pour plus de compréhension sur ces deux notions, remplacez tout simplement « tâche importante » par « activité d’impact » et « tâche urgente » par « activité de support ou de soutien ». Cette astuce est donnée dans une interview par Matthieu Desroches, consultant en productivité.

Ainsi, lorsque vous déterminez la catégorie dans laquelle se situent vos différentes tâches, la matrice d’Eisenhower vous aide à les ordonner plus facilement, et mettre en avant celles qui comptent le plus en priorité. Pourquoi c’est important ? Parce que pour la plupart du temps, nombreux sont ceux qui passent leur journée à courir après les urgences au détriment de ce qui est vraiment important. A cet égard, le principe de Pareto est également un excellent outil pour améliorer votre productivité.

La loi de Pareto : améliorer la gestion de votre temps de manière productive

Vilfredo Pareto est l’auteur de la fameuse loi des 80/20 ou 20/80. Célèbre économiste Italien et sociologue, il avait énoncé après un constat que « 80% des richesses sont détenues par 20% de la population ». Cela s’applique également en productivité dans la mesure où « 80% des résultats proviennent de 20% du travail effectué » ou « 20% des efforts ou actions que vous fournissez génèrent 80% de vos résultats ».

En effet, selon la loi de Pareto, « 20% des causes produisent 80% des effets ». En d’autres termes, la majorité de vos résultats sont issus d’une minorité des tâches importantes que vous accomplissez. De ce fait, pour améliorer votre productivité, vous devez être capable d’éliminer ou de reléguer vos tâches urgentes, ou activités supports afin de concentrer votre énergie et vos efforts sur les tâches importantes ou activités d’impact.

Enfin, sachez que le principe des 80/20 est applicable dans tous les domaines. Bien évidemment, la proportion de cette loi peut varier en fonction des cas. Mais, la règle reste toujours identique : une tâche ne produire jamais le même impact qu’une autre. Vous devez donc cibler les actions les plus efficaces ayant un effet positif sur les résultats que vous envisagez.

Comment gérer votre temps avec le Diagramme de Vincent ?

Dans un article invité, Vincent Malavelle, propose un diagramme constitué à partir de la matrice d’Eisenhower. Auteur du blog Outlook GPS Fastoche, son outil permet de booster votre productivité, et de préserver votre temps. C’est en quelque sorte une nouvelle matrice d’Eisenhower divisée en 5 zones de productivité : 

1e zone de productivité : tâche importante ou d’impact + tâche urgente ou support.

2e zone de productivité : tâche importante ou d’impact.

3e zone de productivité : tâche importante ou d’impact + enthousiasme ou niveau d’énergie.

4e zone de productivité : tâche importante ou d’impact + enthousiasme ou niveau d’énergie + souvent, c’est-à-dire le temps nécessaire et la fréquence à laquelle vous répétez une tâche.

5e zone de productivité : toutes les tâches qui n’ont aucun impact.

Voici un schéma du Diagramme de Vincent :

1 cas : vous êtes dans la zone de productivité 1

Lorsque vous vous situez dans la première zone, c’est-à-dire les tâches importantes + les tâches urgentes, cela signifie que votre système d’organisation ne fonctionne pas bien, soit momentanément ou régulièrement. Aucun choix n’est envisageable. Vous devez faire ce que vous avez à faire, puis utiliser ce dysfonctionnement comme une opportunité d’améliorer votre système d’organisation.

Néanmoins, une stratégie envisageable est de diviser, planifier et suivre l’évolution de vos tâches pour mieux anticiper. Une idée également ici est d’envoyer les tâches de la zone 1 vers la zone 2 pour vous permettre d’apprécier ce que vous faites.

2 cas : vous êtes dans la zone de productivité 2

Si vous êtes dans cette zone, alors considérez ces tâches importantes comme un défi à la hauteur de vos efforts. Le plus souvent, il est recommandé de commencer votre journée par ces tâches. Si elles sont complexes, alors essayez de les découper. Par contre, si elles sont trop faciles, alors lancez-vous un challenge sur le temps que vous mettez d’habitude à les accomplir. Et pour aimer ce que vous faites, glissez ces tâches dans la zone 3.

3 cas : vous êtes dans la zone de productivité 3

Lorsque vous êtes dans la zone des tâches importantes et que vous disposez pleinement d’enthousiasme, alors progressez avec ces activités productives. Une des options est de multiplier les occasions pour mettre en œuvre vos talents. Vous pouvez envoyer ces tâches vers la zone 4 pour vous permettre d’aimer ce que vous faites à répétition.

4 cas : vous êtes dans la zone de productivité 4

Dans cette zone, c’est-à-dire les tâches importantes + enthousiasme + souvent, vous devriez être actif, car elle est systématisée au maximum.

5 cas : vous êtes dans la zone de productivité 5

Lorsque vous êtes dans cette zone, faites l’effort d’éliminer 80% des tâches qui perdent inutilement votre temps et ruine 20% des efforts qui vous fournissez. Vous devez les éliminer si possible au maximum.

Prêt à gérer efficacement votre temps et devenir plus productif

A présent, vous savez comment améliorer la gestion de votre temps, et avoir plus de productivité. Il est donc crucial de prioriser les tâches importantes en commençant votre journée, puis reléguer les tâches urgentes en fin de journée, ou lorsque vous êtes moins performant. Ces 5 zones de productivité de la nouvelle matrice d’Eisenhower de Vincent Malavelle vous offrent donc une opportunité d’utiliser 5 stratégies. Ainsi, gérez désormais votre temps en priorisant chacune de vos tâches pour obtenir de meilleurs résultats.