Pour être mieux organisé, plus productif, et surtout ne plus jamais oublier l’un de vos rendez-vous, la meilleure solution est de se procurer un agenda.
Qu’il soit électronique ou physique, l’agenda est un outil formidable dont on se saurait plus se passer, tant il est devenu utile à l’organisation de nos emplois du temps bien remplis.
Une fois que l’on y a noté ses rendez-vous, ses idées, la liste de tâches à accomplir, ses projets, etc., on ressent instantanément une sorte de sérénité, car on se dit que de cette façon, on est sûr de ne plus rien omettre et qu’il ne nous reste plus qu’à nous mettre au travail !
Outil organisationnel par excellence, voici les bénéfices que vous apportera son utilisation quotidienne :
• Être mieux organisé : comme on organise son espace, il est important de structurer son temps. Cela permet de savoir comment segmenter sa journée entre les heures au travail, mais aussi de repos et de distraction.
• Être plus productif : maîtriser son emploi du temps, c’est savoir quand donner la priorité au travail, et de cette façon optimiser sa productivité.
• Être plus serein : prévoir ce que l’on a à faire et quand le faire, permet d’éviter d’être stressé, car on connaît à l’avance quels seront les moments alloués au travail et ceux alloués à la relaxation et aux loisirs.
Comment utiliser son agenda ?
Que ce soit pour le travail ou dans votre vie personnelle, l’agenda vous permettra de tout consigner et de ne rien oublier. L’usage classique de l’agenda est bien connu. Son avantage principal est de véritablement vous permettre de respecter tous vos engagements, et ce, quelle que soit leur importance.
En ce qui me concerne, avec un emploi du temps quotidien toujours chargé, je prends soin de bloquer des heures pour mes loisirs à l’avance. Par exemple, 1 h le matin 4 fois par semaine sont dédiées à mes activités sportives. Il s’agit d’une activité récurrente qui se répète automatiquement dans mon agenda électronique, et qui me permet de ne jamais y déroger. En ayant ces données toujours bloquées dans mon agenda en ligne, je suis sûr de ne jamais prendre de rendez-vous à ce moment-là.
Utiliser son agenda pour organiser ses listes de « travail à faire »
Quand on travaille, il y a tellement de tâches différentes à accomplir dans une journée, que sans les lister, il nous est impossible de tout faire sans en oublier une au passage.
Avant, j’avais l’habitude de faire ces listes sur des bouts de papier volants, que je finissais toujours par égarer au cours de la journée. Utiliser un agenda a réellement changé ma façon de travailler, il m’a permis de pouvoir organiser mon emploi du temps avec précision et efficacité.
Ma première astuce pour mettre en valeur et prioriser les activités les plus importantes, est de les noter avec une couleur différente, afin de les démarquer des activités secondaires (et cela est valable tant à l’écrit qu’avec un agenda électronique).
Ma seconde astuce, est de réserver une plage horaire entière au cours d’une journée pour réaliser ces tâches. En effet, il est souvent difficile de prévoir à l’avance combien de temps exactement elles vous prendront, et avec l’agenda, la création d’une tâche va souvent de paire avec un horaire bien précis. Borner ses tâches dans le temps est donc essentiel pour ne pas empiéter sur les autres. En effet, sans cela, il se pourrait que vous passiez trop de temps sur une même tâche au détriment des autres. De façon exceptionnelle, cela n’est pas inquiétant, mais sous la forme d’un schéma répétitif, cela pourrait poser problème sur le long terme, car vous vous retrouverez vite submerger et ne saurez plus comment bien gérer votre planning.
En outre, je vous conseille de toujours arbitrer vos tâches par priorité.
Les bonnes habitudes à adopter quand on utilise un agenda
Quand on décide de commencer à utiliser un agenda dans sa vie personnelle et professionnelle, il faut s’auto-discipliner et le consulter chaque jour, voire même plusieurs fois par jour.
Quand il s’agit d’un agenda électronique, cela peut s’avérer plus simple, car on peut planifier des alertes (ou rappels) qui se manifestent automatiquement au démarrage d’une tâche, et nous prévenir qu’il est temps de jeter un coup d’œil à son planning. En sachant que beaucoup de personnes ont une préférence pour le papier, cette recommandation est donc encore plus vraie pour eux.
Le rappel est en effet une fonction très pratique qui permet de recevoir une notification, en général sur son Smartphone pour toutes les tâches prévues au cours d’une journée. Vous oubliez de consulter votre agenda ? Pas de problème, c’est lui qui viendra à vous, c’est un peu ça la magie des objets connectés.
Attention tout de même, afin que votre téléphone ne se mette pas à sonner toutes les 5 minutes, il faudra utiliser la fonction « rappel » en faisant preuve de bon sens. Je vous conseille pour ce faire de ne prévoir des sonneries de rappel que pour les tâches importantes qui risque de vous sortir de la tête, ou qui sont prévues sur le long terme. Par exemple, si votre prochain rendez-vous médical n’a lieu que dans 1 mois, il est possible qu’avec les semaines qui passent, vous oubliez le jour et l’heure où vous devez vous y rendre exactement.
En conclusion
Comme vous avez pu le comprendre aisément à travers mon article, je suis résolument pro agenda. Je trouve que c’est un outil tellement pratique et simple à utiliser qu’il serait dommage de s’en priver.
Que vous soyez salarié, travailleurs indépendants, mamans, ou autres, peu importe ! Tant que votre emploi du temps le nécessite, utiliser un agenda vous permettra d’être mieux organisé, plus productif, et un peu plus apaisé de savoir que la planification de votre journée est déjà mise en place.
Enfin, comme je le disais dans cet article, l’organisation est un facteur clé dans votre quotidien, et vous permettra de garder des plages horaires vacantes, pour profiter de votre temps libre et de votre entourage.
L’essayer, c’est l’adopter !
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