Être performant dans son travail est un atout plus qu’indéniable. Mais être compétent nécessite que vous atteigniez tous les objectifs qui vous sont assignés. Le mot d’ordre pour vous permettre d’atteindre vos objectifs au travail est l’organisation. Comment peut-on améliorer sa capacité dans l’organisation au travail ? Nous vous proposons cinq conseils pour renforcer votre capacité d’organisation.
Déterminer vos objectifs sur une période définie
Une organisation implique des tâches à effectuer durant une durée déterminée. Au travail, il n’est pas rare que vous soyez submergé par de nombreuses tâches à accomplir. Pour mieux s’organiser dans son travail, il vous faut tout d’abord définir les objectifs. Que ce soit pour une journée, une semaine ou même pour une année, il vous faudra déterminer les objectifs à atteindre. Si les objectifs sont précis et réalisables, vous aurez une plus grande motivation et une meilleure volonté pour les atteindre. Dans la définition des objectifs, il vous faut être réaliste ; les objectifs doivent être raisonnables et accessibles selon les moyens à disposition. Vous pouvez les subdiviser en plusieurs étapes pour faciliter la réalisation de l’ensemble. Cette technique vous permet de réduire la complexité de chaque mission. Faites tout de même attention à ne pas créer trop d’étapes, s’il y a trop d’étapes à accomplir vous pourrez être démotivé.
Définir des priorités parmi les tâches
Parmi tous les objectifs et parmi toutes les étapes définies, certains doivent être achevés avant les autres. C’est à vous de fixer quelles sont les tâches les plus importantes, et celles qui doivent être faites en premier. Vous pouvez les énumérer en mettant en premier les tâches prioritaires, en commençant par l’activité primordiale. Nous entendons par activité primordiale, l’activité qui doit être faite en premier, et sans laquelle les autres ne pourraient être commencées. Ensuite, vous passez à la tâche suivante, et ainsi de suite. Faites attention lors de la détermination des activités prioritaires, les tâches ne doivent pas se chevaucher. Pour mieux s’organiser dans son travail, prenez conscience que chaque tâche doit être achevée à temps. Cependant sachez aussi définir les tâches urgentes, et différenciez les tâches importantes de celles qui sont urgentes. Vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower, vous pourrez ainsi déterminer et séparer les activités importantes de celles qui sont urgentes.
Planifier vos activités de manière périodique
Vous ne pouvez pas attaquer les tâches avec votre simple volonté, vous n’arriverez pas à atteindre vos objectifs. Et même si vous accomplissez toutes les tâches, vous ne serez pas à l’abri des erreurs en cours de route. Le meilleur réflexe est de planifier le déroulement de vos activités sur une période déterminée : une journée, une semaine et/ou un mois. Pour mieux s’organiser dans son travail, vous pouvez utiliser le diagramme de GANTT : un outil de planification sous forme de diagramme en bâton. Il est préférable de limiter la durée de chaque activité en heure ou en jour selon la complexité des tâches. Cet outil vous permettra, en plus de bien gérer vos horaires de travail, de savoir à l’avance la durée totale de l’ensemble de vos tâches. Faites attention à laisser une certaine marge sur chaque tâche dans le cas où une tâche est plus complexe que prévu. Les heures vous permettront de procéder à des vérifications, et des contrôles supplémentaires.
Accomplir les tâches l’une après l’autre
L’accomplissement de chaque étape est le but final de tout emploi. Cependant, il est important de bien réagir face à chaque tâche. La meilleure façon pour mieux s’organiser dans son travail est d’exécuter chaque tâche de manière indépendante. Vous serez plus efficace en vous focalisant uniquement sur la réalisation d’une tâche à la fois, en oubliant celle que vous avez déjà accomplie, et celle que vous devez faire ensuite. Cette façon de travailler vous permettra de réduire les erreurs, et d’optimiser les vérifications nécessaires à chaque étape. De plus, vous aurez ainsi la possibilité de ne plus revenir vers les tâches déjà réalisées, et ainsi continuer à avancer dans votre mission. Autant que possible, il vous faut respecter les durées que vous avez fixées à la réalisation de chaque tâche.
Laissez-vous quelques marges sur chaque tâche
Le travail est important, cependant, il vous faut prendre un peu de temps pour vous durant les heures de travail. Pour vous éviter le surmenage ou la fatigue générale, prenez quelques minutes pour vous lever de votre poste de travail. Nous ne sommes pas des robots, notre cerveau et notre corps ont besoin de repos même pour quelques minutes. Les marges que vous avez incluses dans la réalisation des tâches durant la planification pourront vous servir comme des temps de pause. Vous ne devez jamais sous-estimer les bienfaits des heures de pause. Ces dernières permettront à votre cerveau de se recentrer sur le travail, et à votre corps se remettre de la fatigue et de se ressourcer. Dans certains pays comme le Japon ou la Corée du Sud, les pauses sont obligatoires pour tous les employés. Durant ces pauses, ils organisent des séances d’aérobic collectif ou d’autres activités de groupe.
En plus de renforcer votre motivation et votre capacité à réaliser votre mission, une bonne organisation vous offrira l’opportunité de développer votre potentiel. Une personne qui sait optimiser sa capacité d’organisation a plus de chance de gagner en visibilité vis-à-vis de ces employeurs. En mettant en œuvre ces conseils, vous pourrez mieux vous organiser dans votre travail.
